l’organisation de l’approvisionnement dans l'entreprise (1)

 1°Partie :          l’organisation de l’approvisionnement

 Chapitre  1 :    Introduction

Section 1 : Notion d’approvisionnement

§  Au sens strict : l’approvisionnement désigne l’acte d’achat ;

§  Au sens large : l’approvisionnement englobe les actes d’achat et de stockage.

Section 2 : Modes (ou types) d’approvisionnement

Le mode d’approvisionnement dépend du mode de production adopté par l’entreprise.

§-1- les modes de production selon les contraintes commerciales

1-      Le mode de production à la commande (ou en juste à temps)

a-      Définition

Dans le mode de production à la commande, la fabrication du produit n’est pas anticipée mais déclenchée par la commande ferme d’un client auquel le produit est livré directement.

b-     Appréciations

Avantages	limites
§  La personnalisation du produit permet la satisfaction parfaite du client. §  La qualité de la production est meilleure. §  Certitude de vendre le produit fabriqué (absence de mévente) §  Absence de stocks (de produits finis et de mat. Premières) et donc absence du cout de stockage.	§  L’entreprise doit se doter d’un matériel adapté et d’un personnel qualifié et flexible. §  Les délais de fabrication et de livraison sont souvent plus longs. §  L’impossibilité de satisfaire les clients en cas de problème chez le fournisseur. §  Le degré d’utilisation des capacités de production dépend étroitement des commandes adressées à l’entreprise.

c-      Le mode d’approvisionnement adapté : l’approvisionnement à la commande

L’entreprise ne s’approvisionne qu’après avoir reçu une commande du client ; sans jamais constituer de stock.

2-      Le mode de production pour le stock (ou en série)

a-      Définition

Dans le mode de  production pour le stock, la fabrication est déclenchée par anticipation d’une demande, et  non pas par une commande déterminée.

§  Les produits fabriqués sont stockés en attendant la vente.

§  La fabrication est lancée à partir des prévisions de la demande et compte tenu du niveau du stock existant.

b-     Appréciations

Avantages	Limites
§  Disponibilité immédiate des produits à la demande des clients. §  Meilleure utilisation des capacités de production et donc rentabilisation rapide des équipements coûteux. §  Production en grande série ce qui permet l’obtention des économies d’échelle (baisse des coûts unitaires).	§  La personnalisation des produits est limitée ce qui ne satisfait pas parfaitement les clients. §  Existence de stocks et donc augmentation du coût de stockage. §  Risque de mévente des produits en stock. §  Risque de dépréciation des produits stockés.

c-      Le mode d’approvisionnement adapté : l’approvisionnement pour le stock.

L’approvisionnement se fait lorsqu’il ya insuffisance des stocks en magasin pour réaliser une production qui n’est pas tirée par une commande, mais poussée par des prévisions commerciales.

§-2-  les sources (ou origines) d’approvisionnement

§  L’approvisionnement national : qui se fait auprès des fournisseurs locaux.

§  L’approvisionnement international : opéré auprès des fournisseurs étrangers.

                   Utilité de la diversification des sources d’approvisionnement

-  Créer de la concurrence entre les fournisseurs pour bénéficier des meilleures offres disponibles (prix, qualité, réductions…).

-  Sécuriser les approvisionnements (faire face à la défaillance d’un fournisseur).

                                                               

   Chapitre 2 :   L’achat

Section 1 : Définition de l’achat

L’achat est l’activité qui consiste à mettre à la disposition de l’entreprise les biens et les services dont elle a besoin en quantité et en qualité, à la date convenable et au meilleur coût.

Section 2 : les étapes du processus d’approvisionnement (ou d’achat)

Le processus d’approvisionnement comporte plusieurs étapes :

§-1- la détermination des besoins

Le besoin est exprimé par une demande d’achat émise par :

§  Un service utilisateur : un atelier, un service administratif…

§  Ou le service magasin : qui déclenche le rapprovisionnement lorsque le stock baisse au-dessous d’un certain niveau. (cas de l’approvisionnement pour le stock).

§-2- la prospection des marchés

C.-à-d. la recherche des fournisseurs capables de satisfaire les besoins exprimés.

La recherche des fournisseurs possibles se fait par plusieurs moyens :

                    Les méthodes ou moyens de prospection des marchés

- Annonces professionnelles dans des revues spécialisées.

- Visites de salons organisés par les fournisseurs.

- Annuaires de la profession.

- Contact direct.

- Internet

- Appels d’offres (1)

(1) l’acheteur fait appel aux fournisseurs afin qu’ils présentent leurs meilleures conditions. Les propositions des fournisseurs sont alors synthétisées dans un tableau (tableau des comparaisons) qui facilite la prise de décision (le choix d’un ou plusieurs fournisseurs).

§-3- la sélection du (ou des) fournisseur(s)

Il s’agit d’analyser et d’évaluer les propositions faites par les différents fournisseurs pour choisir le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s).

                     Les principaux critères (ou moyens) de sélection des fournisseurs

Critères quantitatifs	Critères qualitatifs
§  Prix §  Réductions commerciales et financières. §  Quantité	§  Délai de livraison §  Mode de paiement §  Service après-vente §  Proximité géographique §  Régularité et conformité des livraisons

§-4- la passation de la commande

Une fois l’achat décidé, l’acheteur passe commande au fournisseur choisi.

1-      Notion de commande

La commande est la manifestation de la décision d’achat.il constitue l’engagement d’achat pris par l’acheteur vis-à-vis du fournisseur.

2-      Formes de commande (comment passer une commande ?)

Plusieurs moyens sont utilisés pour passer une commande :

                               Moyens (ou formes) de commande

- Bon de commande (1)

- Bulletin de commande (2)

- Lettre de commande

-  téléphone, Fax

- Internet (messagerie électronique)….

(1) Bon de commande : document adressé au fournisseur par le client.il comprend toutes les conditions d’achat : nature des biens, quantité, prix, délai de livraison, mode de règlement. Le fournisseur envoie en retour l’accusée de réception pour confirmer ou corriger la commande.

(2) Bulletin de commande : document qui émane du fournisseur ; le client doit juste remplir les quantités désirées.

§- 5- le suivi et la surveillance des délais de livraison : les relances

Après la passation de la commande, le service achat doit assurer le suivi de la commande.

                                       Intérêt du suivi de la commande

-  Confirmation de la commande par le fournisseur ;

-  Surveillance des délais de livraison ;

-  Relance du fournisseur s’il y a lieu (relance préventive)

§-6- la réception et le contrôle de la livraison

L’envoi des marchandises ou matières est accompagné d’un document émanant du fournisseur : le bon de livraison.

A la réception des produits, le service approvisionnement contrôle la conformité de la livraison à la commande (contrôle quantitatif et qualitatif) et délivre le bon de réception ou bon d’entrée en magasin.

                                   Contrôle quantitatif et qualitatif de la livraison

Contrôle quantitatif	Vérification du nombre de colis, du nombre et de la nature des artiches
Contrôle qualitatif	Vérification de l’état et de la qualité des articles. Ce contrôle peut être : §  Exhaustif : examen individuel de chaque article (inspection à 100%° §  Statistique : examen d’un échantillon prélevé (cas des articles très nombreux).

Section 3 : les objectifs de la fonction achat

La réussite de la mission de la fonction achat passe par la réalisation des objectifs suivants :

                                                 Objectifs de la fonction achat

-  Le prix (ou le coût) : l’achat au moindre coût ;

-  La qualité ;

-  Les délais ;

-  La flexibilité : obtention des matières premières et des marchandises au moment désiré ;

 - La sécurité et la continuité : l’approvisionnement dans le respect des termes du contrat  sans risque de rupture pour éviter  tout arrêt ou ralentissement de la fabrication.