Chapitre 3 : la gestion des stocks

      Section 1 : définition du stock

Le stock est constitué par l’ensemble des marchandises ou articles accumulés dans l’attente d’une utilisation ultérieure.

      Section 2 : rôle et intérêt du stock

Le stock joue pour l’entreprise un rôle de sécurité en permettant notamment de :

§  Réduire le risque de rupture d’un programme de fabrication ;

§  Et d’éviter l’insatisfaction et la perte des clients.

      Section 3 : La gestion des stocks

La gestion des stocks comporte deux principales composantes : la gestion matérielle et la gestion économique des stocks.

§-1- La gestion matérielle des stocks

La gestion matérielle des stocks concerne :

1-      Le choix des locaux de stockage

Le choix des locaux de stockage doit concilier entre :

§  Un coût le moins élevé possible. Ex : recherche des locaux à proximité des voies ferrés ou de routes à grande circulation.

§  Une commodité d’utilisation : proximité des lieux d’utilisation.

2-      L’organisation des locaux de stockage

L’organisation des magasins et des entrepôts doit permettre d’assurer au mieux les trois fonctions suivantes : La réception, Le stockage et La sortie avec, éventuellement, la préparation  des commandes.

Cela exige une organisation rationnelle :

§  Des locaux propres et clairs avec de larges allées de circulation et équipés des moyens de transport et de levage nécessaires.

§  Des cellules de rangement repéré par un code ;

§  Des articles classés et référencés par des codes.

NB

Le meilleur rangement est celui qui prend le moins de place possible tout en permettant une parfaite accessibilité.

§-2- la gestion économique des stocks

La gestion économique des stocks consiste à rechercher la valeur optimale du stock assurant à la fois l’objectif de sécurité et l’objectif financier.

1-      Objectifs de la gestion économique des stocks

1.1-               Objectif de sécurité  (éviter la rupture du stock)

L’entreprise doit éviter tout risque de rupture de stock (insuffisance de stock).

a-      Causes de la rupture du stock

-          Accélération du rythme de consommation ou de demande des clients ;

-          Défaillance ou retard de livraison du fournisseur, livraison incomplète…

b-     Conséquences de la rupture de stock

-          Arrêt de la production ;

-          Insatisfaction de la clientèle ;

-          Baisse du chiffre d’affaires (ventes manquées) ;

-          Détérioration de l’image de marque de l’entreprise…

c-      Stock de sécurité (ou de protection)

Pour éviter la rupture du stock, l’entreprise doit constituer un stock de sécurité qui est un stock supplémentaire dans lequel l’entreprise pourra puiser en cas de problème chez le fournisseur ou si la consommation s’accélère.

NB

                                    Le stock de sécurité doit être distingué du stock minimum

Le stock minimum (ou d’alerte) est le stock qui permet juste de couvrir la consommation pendant le délai normal de livraison. C’est le stock de réapprovisionnement qui entraine le déclenchement d’une commande.

                    Stock minimum  =  rythme de consommation journalière  ×  délai de livraison (en jours)     

Le stock de sécurité est un stock supplémentaire au stock minimum qui permet de faire face à des imprévus  (retard de livraison, accélération de la consommation…).La détermination du stock de sécurité se fait en se basant sur la probabilité du risque ou en fixant un % du stock minimum (Ex : 5% ou 10%).

Le stock de l’entreprise ne doit donc jamais descendre au-dessous du total : stock minimum + stock de sécurité.

        1.2 – objectif financier (éviter le coût du surstockage)

L’entreprise doit éviter le surstockage (c à d des niveaux trop élevés de stock par rapport au rythme d’écoulement) afin de réduire le coût de stockage.

Le coût de possession du stock regroupe :

-          Le coût de magasinage (locations des locaux, salaires du personnel magasinier, entretien, assurances…) ;

-          Le coût de dépréciation des stocks (détérioration, obsolescence) ;

-          Le coût du capital immobilisé.

2-      Les nouvelles techniques de gestion des stocks

2.1-            Le zéro stock

L’entreprise ne commande que ce qui est nécessaire au moment voulu. Les stocks de produits et de matières sont quasi-inexistants.

Cette politique de «  zéro stock » permet d’optimiser le budget des approvisionnements mais rend l’entreprise très dépendante vis-à vis des fournisseurs (risque d’arrêt de la production en cas de défaillance des fournisseurs).

2.2-            Le juste à temps (JAT)

a-      Principe

Inventé par les japonais, l’organisation de la production en JAT vise à minimiser fortement voire à réduire à zéro le stock (zéro stock).

Le principe de JAT consiste à :

-          Produire et livrer juste à temps après réception de la commande du client final ou des services utilisateurs ( la production est tirée par l’aval c à d par les commandes) ;

-          Fabriquer les produits intermédiaires juste à temps pour être transformés ;

-          S’approvisionner en matières premières ou en marchandises juste à temps après commande des sévices utilisateurs  ou du client final.

NB

Pour respecter le principe de JAT, les japonais utilisent un système d’information qui permet de faire remonter l’information (la commande) depuis le client final jusqu’aux fournisseurs en passant par tous les postes de production intermédiaires. Ce système appelé « Kanban » est une méthode simple de transmission de l’information de poste à poste au moyen d’une commande transmise en amont par une étiquette (Kanban).

b-     Appréciations

Avantages	limites
- Evite la surproduction ; - Evite la constitution des stocks ce qui réduit le coût de stockage ; - Garantie la flexibilité de l’entreprise.	- Dépendance vis -à -vis des fournisseurs, des sous-traitants et des transporteurs ; - Risque d’arrêt de la production par simple dérèglement du système (défaillance du fournisseur, retard de livraison, panne de machines…) - Grande pression sur les salariés ce qui est source de démotivation.

Section 4 : l’informatique et la gestion des stocks

L’informatique permet une gestion plus efficace des stocks et une amélioration des contrôles.

Elle permet :

-          La constatation des entrées et sorties et le calcul du stock existant ;

-          Le déclenchement d’un réapprovisionnement par la comparaison entre le stock existant et le stock minimum.

-          La détermination de la quantité optimale à commander ;

-          La gestion automatisée des entrepôts et magasins (chariots automatisés, tapis roulants…)

Section 4 : organisation des services d’approvisionnement

 §-1- Les services

§-2- les hommes

On distingue plusieurs intervenants dans la fonction approvisionnement :

§  L’utilisateur : qui généralement à l’origine de la formulation d’un besoin. Ex : chef d’atelier.

§  Le technicien : qui précise la nature des produits et matières pouvant rependre au besoin.

§  L’acheteur : chargé de la prospection des marchés, la sélection des fournisseurs et de la passation des commandes.

§  Le personnel magasinier  chargé de :

*la réception et le contrôle des livraisons ;

* le stockage ;

* l’entretien des locaux et des articles stockés ;

*La sortie et, éventuellement la préparation des commandes ;

 *l’enregistrement des mouvements des stocks (entrées et sorties et détermination des existants en stock).

§-3- les modes de collaboration

Deux modes de collaboration entres les services et les hommes de la fonction achat sont possibles :

1-      La centralisation des achats :

Elle consiste pour les services utilisateurs à formuler leurs demandes auprès d’un service achat qui assure entièrement l’approvisionnement.

C’est le cas de la production de masse de produits standardisés.

NB

Les Etablissements ou les sociétés appartenant à un même groupe (Ex : une chaine de supermarchés) ou parfois des entreprises indépendantes (Ex : des commerçants détaillants indépendants) créent  des centrales d’achat  dont le rôle est d’effectuer des achats groupés en grandes quantités afin d’obtenir les meilleurs conditions d’achat possibles (prix, réductions commerciales et financières, facilités de paiement….).

2-      La  décentralisation des achats :

Elle  consiste pour les utilisateurs à passer eux même leurs achats et leurs commandes.

C’est le cas de la production à la commande.

Section 5 : l’évolution de la fonction achat

                    §-1- l’utilisation de l’informatique dans la gestion des approvisionnements

L’apport de l’informatique dans la gestion des approvisionnements apparait à plusieurs niveaux :

§  Etablissement des prévisions des ventes ;

§  Détermination des plans d’approvisionnements et d’achats des matières premières ;

§  Gestion des niveaux de  stocks et des délais de livraison ;

§  L’achat par internet (e- achat).

         §-2- l’e-achat (ou achat par internet)

L’utilisation de l’internet en matière d’achat permet de :

§  Connaitre instantanément la disponibilité des biens ;

§  Favoriser la flexibilité de l’entreprise en matière de politique d’achat ;

§  Réduire les frais de prospection, de sélection des fournisseurs et de passation des commandes.

        §-3- les relations de partenariat

Une relation d’interdépendance à long terme entre l’entreprise et le (s) fournisseur(s) présente plusieurs avantages :

§  Eviter le coût de recherche de nouveaux fournisseurs ;

§  Assurer la régularité de l’approvisionnement en matières premières ;

§  Garantir une qualité supérieure et une livraison rapide et fiable

§  Assurer la traçabilité du produit en amont.

 1°Partie :          l’organisation de l’approvisionnement

 Chapitre  1 :    Introduction

Section 1 : Notion d’approvisionnement

§  Au sens strict : l’approvisionnement désigne l’acte d’achat ;

§  Au sens large : l’approvisionnement englobe les actes d’achat et de stockage.

Section 2 : Modes (ou types) d’approvisionnement

Le mode d’approvisionnement dépend du mode de production adopté par l’entreprise.

§-1- les modes de production selon les contraintes commerciales

1-      Le mode de production à la commande (ou en juste à temps)

a-      Définition

Dans le mode de production à la commande, la fabrication du produit n’est pas anticipée mais déclenchée par la commande ferme d’un client auquel le produit est livré directement.

b-     Appréciations

Avantages	limites
§  La personnalisation du produit permet la satisfaction parfaite du client. §  La qualité de la production est meilleure. §  Certitude de vendre le produit fabriqué (absence de mévente) §  Absence de stocks (de produits finis et de mat. Premières) et donc absence du cout de stockage.	§  L’entreprise doit se doter d’un matériel adapté et d’un personnel qualifié et flexible. §  Les délais de fabrication et de livraison sont souvent plus longs. §  L’impossibilité de satisfaire les clients en cas de problème chez le fournisseur. §  Le degré d’utilisation des capacités de production dépend étroitement des commandes adressées à l’entreprise.

c-      Le mode d’approvisionnement adapté : l’approvisionnement à la commande

L’entreprise ne s’approvisionne qu’après avoir reçu une commande du client ; sans jamais constituer de stock.

2-      Le mode de production pour le stock (ou en série)

a-      Définition

Dans le mode de  production pour le stock, la fabrication est déclenchée par anticipation d’une demande, et  non pas par une commande déterminée.

§  Les produits fabriqués sont stockés en attendant la vente.

§  La fabrication est lancée à partir des prévisions de la demande et compte tenu du niveau du stock existant.

b-     Appréciations

Avantages	Limites
§  Disponibilité immédiate des produits à la demande des clients. §  Meilleure utilisation des capacités de production et donc rentabilisation rapide des équipements coûteux. §  Production en grande série ce qui permet l’obtention des économies d’échelle (baisse des coûts unitaires).	§  La personnalisation des produits est limitée ce qui ne satisfait pas parfaitement les clients. §  Existence de stocks et donc augmentation du coût de stockage. §  Risque de mévente des produits en stock. §  Risque de dépréciation des produits stockés.

c-      Le mode d’approvisionnement adapté : l’approvisionnement pour le stock.

L’approvisionnement se fait lorsqu’il ya insuffisance des stocks en magasin pour réaliser une production qui n’est pas tirée par une commande, mais poussée par des prévisions commerciales.

§-2-  les sources (ou origines) d’approvisionnement

§  L’approvisionnement national : qui se fait auprès des fournisseurs locaux.

§  L’approvisionnement international : opéré auprès des fournisseurs étrangers.

                   Utilité de la diversification des sources d’approvisionnement

-  Créer de la concurrence entre les fournisseurs pour bénéficier des meilleures offres disponibles (prix, qualité, réductions…).

-  Sécuriser les approvisionnements (faire face à la défaillance d’un fournisseur).

                                                               

   Chapitre 2 :   L’achat

Section 1 : Définition de l’achat

L’achat est l’activité qui consiste à mettre à la disposition de l’entreprise les biens et les services dont elle a besoin en quantité et en qualité, à la date convenable et au meilleur coût.

Section 2 : les étapes du processus d’approvisionnement (ou d’achat)

Le processus d’approvisionnement comporte plusieurs étapes :

§-1- la détermination des besoins

Le besoin est exprimé par une demande d’achat émise par :

§  Un service utilisateur : un atelier, un service administratif…

§  Ou le service magasin : qui déclenche le rapprovisionnement lorsque le stock baisse au-dessous d’un certain niveau. (cas de l’approvisionnement pour le stock).

§-2- la prospection des marchés

C.-à-d. la recherche des fournisseurs capables de satisfaire les besoins exprimés.

La recherche des fournisseurs possibles se fait par plusieurs moyens :

                    Les méthodes ou moyens de prospection des marchés

- Annonces professionnelles dans des revues spécialisées.

- Visites de salons organisés par les fournisseurs.

- Annuaires de la profession.

- Contact direct.

- Internet

- Appels d’offres (1)

(1) l’acheteur fait appel aux fournisseurs afin qu’ils présentent leurs meilleures conditions. Les propositions des fournisseurs sont alors synthétisées dans un tableau (tableau des comparaisons) qui facilite la prise de décision (le choix d’un ou plusieurs fournisseurs).

§-3- la sélection du (ou des) fournisseur(s)

Il s’agit d’analyser et d’évaluer les propositions faites par les différents fournisseurs pour choisir le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s).

                     Les principaux critères (ou moyens) de sélection des fournisseurs

Critères quantitatifs	Critères qualitatifs
§  Prix §  Réductions commerciales et financières. §  Quantité	§  Délai de livraison §  Mode de paiement §  Service après-vente §  Proximité géographique §  Régularité et conformité des livraisons

§-4- la passation de la commande

Une fois l’achat décidé, l’acheteur passe commande au fournisseur choisi.

1-      Notion de commande

La commande est la manifestation de la décision d’achat.il constitue l’engagement d’achat pris par l’acheteur vis-à-vis du fournisseur.

2-      Formes de commande (comment passer une commande ?)

Plusieurs moyens sont utilisés pour passer une commande :

                               Moyens (ou formes) de commande

- Bon de commande (1)

- Bulletin de commande (2)

- Lettre de commande

-  téléphone, Fax

- Internet (messagerie électronique)….

(1) Bon de commande : document adressé au fournisseur par le client.il comprend toutes les conditions d’achat : nature des biens, quantité, prix, délai de livraison, mode de règlement. Le fournisseur envoie en retour l’accusée de réception pour confirmer ou corriger la commande.

(2) Bulletin de commande : document qui émane du fournisseur ; le client doit juste remplir les quantités désirées.

§- 5- le suivi et la surveillance des délais de livraison : les relances

Après la passation de la commande, le service achat doit assurer le suivi de la commande.

                                       Intérêt du suivi de la commande

-  Confirmation de la commande par le fournisseur ;

-  Surveillance des délais de livraison ;

-  Relance du fournisseur s’il y a lieu (relance préventive)

§-6- la réception et le contrôle de la livraison

L’envoi des marchandises ou matières est accompagné d’un document émanant du fournisseur : le bon de livraison.

A la réception des produits, le service approvisionnement contrôle la conformité de la livraison à la commande (contrôle quantitatif et qualitatif) et délivre le bon de réception ou bon d’entrée en magasin.

                                   Contrôle quantitatif et qualitatif de la livraison

Contrôle quantitatif	Vérification du nombre de colis, du nombre et de la nature des artiches
Contrôle qualitatif	Vérification de l’état et de la qualité des articles. Ce contrôle peut être : §  Exhaustif : examen individuel de chaque article (inspection à 100%° §  Statistique : examen d’un échantillon prélevé (cas des articles très nombreux).

Section 3 : les objectifs de la fonction achat

La réussite de la mission de la fonction achat passe par la réalisation des objectifs suivants :

                                                 Objectifs de la fonction achat

-  Le prix (ou le coût) : l’achat au moindre coût ;

-  La qualité ;

-  Les délais ;

-  La flexibilité : obtention des matières premières et des marchandises au moment désiré ;

 - La sécurité et la continuité : l’approvisionnement dans le respect des termes du contrat  sans risque de rupture pour éviter  tout arrêt ou ralentissement de la fabrication.